In de zorg heeft niemand tijd teveel. Om processen vloeiender te laten lopen, wordt vaak gekeken naar slimme digitalisering. Toch zijn er processen die dagelijks onnodig budget en tijd opslokken, maar niet de urgentie krijgen die ze verdienen. Een voorbeeld is het handmatige proces rond de aanvraag van lab-onderzoeken.
Het invullen van een papieren formulier, het overtypen van gegevens, even een met de post verzonden envelop oppikken… Het lijken allemaal kleine handelingen, maar cumulatief tikt het aan. Daarnaast brengt digitalisering niet alleen een efficiëntieslag met zich mee, maar kan het in de juiste handen leiden tot waardevolle inzichten die de zorgverlening verder kunnen brengen.
In dit artikel duiken we in de ‘verborgen’ kosten van handmatige lab-aanvragen en pleiten we ervoor dat dit onderwerp hoger op de agenda komt.
Waar drukbezette medewerkers tig handmatige acties moeten doorlopen, zit een ongeluk in een klein hoekje. Een onleesbaar handschrift, een vergeten vinkje of een typfout bij het overnemen van gegevens… alles kan leiden tot extra rompslomp én kosten.
De cijfers liegen niet: uit onderzoek van James A. Mays en Patrick C. Mathias, getiteld 'Measuring the rate of manual transcription error in outpatient point-of-care testing', bleek dat bij handmatige invoer in maar liefst 74% van de gevallen de interpretatie van uitslagen (de zogenaamde 'flags') afweek van de beoordeling in het LIMS. Daarnaast werd er in een dataset van 6930 metingen 260 keer een fout ontdekt in de handmatig overgenomen data. Van die 260 bevatten 37 datasets een klinisch significante fout die de patiëntveiligheid potentieel in gevaar zou brengen. Het digitaliseren van het proces rond lab-onderzoeken biedt dus niet alleen winst op het gebied van efficiëntie, maar potentieel ook op het gebied van veiligheid.
Daarnaast: wanneer er fouten gemaakt worden, kan het ook voorkomen dat er een herhaalonderzoek gedaan moet worden. Dit brengt naast extra kosten ook een extra belasting van de medewerkers en de patiënt met zich mee.
De administratieve last in de Nederlandse zorg is hoog. Het CBS publiceerde in november 2025 nieuwe cijfers waaruit blijkt dat zorgmedewerkers gemiddeld 31% van hun tijd kwijt zijn aan administratie. Daarnaast ervaart 50% van de medewerkers die bovengemiddeld veel tijd aan administratie besteden ook een hoge werkdruk.
Het handmatig aanmaken en verwerken van papieren lab-orderformulieren helpt hier uiteraard niet bij. Met een digitale oplossing zoals Lab24 loopt dit proces een stuk vloeiender - het aanmaken gebeurt direct vanuit het dossier van de patiënt, de status van de aanvraag is inzichtelijk (dit scheelt tijd besteed aan belletjes met het lab) en resultaten komen ook netjes in Lab24 binnen.
Wat je niet meet, kun je niet managen. Bij handmatige aanvragen ontbreekt elk real-time inzicht. Welke diagnostiek wordt het meest aangevraagd? Wat is de doorlooptijd van afname tot uitslag? Waar zitten de knelpunten in de logistieke stroom?
Zonder gestructureerde data blijft informatiemanagement beperkt tot brandjes blussen. Digitalisering via Lab24 zorgt voor een rijke datastroom, die vervolgens ook middels een oplossing als DataWarehouse24 verder geoptimaliseerd kan worden voor analyse.
Meten is weten. Aan welke knoppen moet je draaien voor een optimaal lab-orderproces? Waar zitten mogelijkheden voor kostenbeheersing? Digitale aanvragen bieden het inzicht dat nodig is om processen daadwerkelijk te optimaliseren en kosten te verlagen.
Digitalisering via Lab24 is geen complex IT-project van jaren. Het is een manier om binnen jouw organisatie directe impact te maken. Of je nou samenwerkt met één laboratorium of meerdere, welke standaard of welk EPD je ook gebruikt: met Lab24 digitaliseer je het volledige proces, van aanvraag tot uitslag.
Het resultaat? Minder risicovolle fouten, minder druk op de werkvloer en een informatiehuishouding waarop het management écht kan sturen. Kortom: de vraag is niet of je het lab-proces zal digitaliseren, maar wanneer. Want dat papieren formulieren niet meer van deze tijd zijn, daar kunnen we het vast over eens zijn.
Benieuwd hoe jouw organisatie de overstap kan maken naar digitale lab-ordering?
We horen graag van je! Zullen we een korte demo plannen om te kijken hoe Lab24 naadloos integreert met jouw huidige ECD- of EPD-omgeving?