Zorgorganisaties werken vaak samen met diverse laboratoria in de regio voor het aanvragen van labonderzoeken. De processen rond het aanvragen van labonderzoeken en het ontvangen van de uitslagen zijn vaak complex – zorgorganisaties en ieder laboratoria hebben allemaal een eigen werkwijze, met eigen deelsystemen, vereisten, stakeholders en ketenpartners.
De complexiteit van deze processen betekent dat het digitaliseren ervan nogal eens zorgt voor hoofdpijn en frustratie. Hoe kun je zoveel variabelen en afwijkingen in een werkbaar digitaal proces gieten? Hoe krijgen we alle neuzen (intern en extern) dezelfde kant op, werken we veilig en verminderen we nodeloze dubbele invoer en extra handelingen?
1: aansluiting bij het werkproces is een must
Veel zorgorganisaties hebben al een heel uitgebreid landschap aan IT-oplossingen draaien. Uiteraard wil je zoveel mogelijk systemen met elkaar gekoppeld hebben. Een goed geïntegreerde lab-order oplossing zorgt dat:
-
ook nieuwe software gemakkelijk aansluit bij het bestaande werkproces;
-
er geen extra inlog vereist is;
-
je collega’s geen extra tijd kwijt zijn aan dubbele invoer van gegevens.
Idealiter werkt een zorgprofessional zoveel mogelijk vanuit het EPD (wat vaak al een landschap van systemen an sich is). Het is de bron van de zorgdata van de organisatie – door op de juiste manier een lab-ordersysteem aan het EPD te koppelen, voorkom je enerzijds dubbele invoer en houd je anderzijds de dossiers van je patiënten up to date.
Een modulaire opzet
Vanuit CODE24 vinden we het belangrijk dat je als zorgorganisatie zelf kunt beslissen hoe je IT-landschap eruit ziet – en dat een IT-leverancier dat niet vóór je beslist. Daarom bestaat ons eigen EPD (mConsole) uit ‘bouwblokken’ die gemakkelijk te integreren zijn met EPDs van andere leveranciers. Lab24 is zo’n bouwblok – te gebruiken als deel van mConsole én als deelsysteem gekoppeld aan welk EPD dan ook.
2: one-size-fits-all is een illusie
De traditionele manier van automatisering loopt vaak spaak op de hoeveelheid flexibiliteit die zorgorganisaties in hun processen nodig hebben. Een one-size-fits-all proces voor iedere zorgorganisatie en ieder lab bestaat niet. Veel zorgorganisaties werken samen met meerdere laboratoria in de regio. Dat leidt tot de volgende uitdagingen:
- Ieder lab heeft een eigen systeem en eigen werkwijzen.
- Laboratoria hanteren soms verschillende prijzen voor specifieke onderzoeken, waardoor je als zorgorganisatie wilt kunnen kiezen welke onderzoeken je bij welk lab uitzet.
- Het kan per lab verschillen welke uitwisselingsstandaard (Edifact, HL7, FHIR) er gebruikt wordt voor de uitwisseling van gegevens.
- Het kan per lab verschillen welke terminologie er gehanteerd wordt voor te onderzoeken bepalingen.
- En, ondanks al deze uitdagingen, wil je dat het proces simpel en intuïtief blijft voor de werknemers die de aanvragen moeten doen en de uitslagen moeten verwerken…
Om deze uitdagingen goed af te kunnen vangen wil je dus dat er een simpel proces is, met ‘onder water’ de nodige flexibiliteit om zaken in goede banen te leiden. Het is uiteraard van groot belang om tijdig de laboratoria waarmee je samenwerkt aan te haken om met hen het benodigde proces in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan. Door dit mee te nemen in je planning, voorkom je vertraging verderop in het traject.
3: houd veiligheid en privacy in het vizier
Uiteindelijk is de digitalisering van je lab-proces niet alleen een manier om je processen efficiënter te maken – het vergroot ook de veiligheid ervan. Veel zorgorganisaties zetten al hun lab-orders nog steeds uit met papieren formulieren. Naast dat dit voor vertraging zorgt in het proces en zorgt voor extra handwerk, is het risico op datalekken en fouten ook relatief groot. Een formulier kan op een verkeerd bureau belanden of kwijtraken en controle houden op wie de informatie op het formulier heeft ingezien is ook een onbegonnen zaak. Tot op bepaalde hoogte ontkom je helaas (nog?) niet aan het gebruik van papieren formulieren - maar het is aan te raden om waar mogelijk het gebruik te minimaliseren.
Digitalisering van het proces kan hier dus uitkomst bieden – mits dit op de juiste manier gebeurt. Zo is het van belang dat werklijsten met lab-orders en -uitslagen alleen in te zien zijn door collega’s met de juiste autorisaties – als de patiënt bijvoorbeeld bij hen in behandeling / in caseload is.
Bedenk ook hoe zorgprofessionals bericht moeten krijgen van een binnengekomen uitslag – je wilt dit uit veiligheidsoverwegingen zoveel mogelijk binnen één systeem houden en niet allerhande kopieën aanmaken om dit bijvoorbeeld te kunnen e-mailen.
Als er minder kopieën bestaan van dezelfde data is dat niet alleen veiliger – je houdt ook meer controle over de inzage en mutaties.
4: zet koplopers in
Iedere zorgorganisatie heeft medewerkers die nét even wat handiger zijn met digitale middelen dan hun collega’s – en vaak zijn ze er ook enthousiaster over. Dit zijn de mensen die je als digitale ‘ambassadeur’ of koploper wilt inzetten bij implementatie- en opschaaltrajecten. Je betrekt hen net even wat eerder dan hun collega’s, zodat je kunt profiteren van hun waardevolle input uit het veld. Daarnaast fungeren zulke collega’s als een geschikte testgroep om het nieuwe digitale proces in de praktijk mee te kunnen uittesten voordat de hele organisatie over gaat.
Deze koplopers zijn naast een goede bron van feedback ook heel waardevol om andere collega’s te helpen enthousiasmeren. Vrijwel iedere verandering kost energie en zorgt voor weerstand – wanneer de koplopers al doordrongen zijn van de meerwaarde van het digitale lab-orderproces, kunnen zij dit ook goed overbrengen op hun collega’s. Dit werkt veel beter dan dat er van hogerop wordt geroeptoeterd dat het nieuwe proces fantastisch is – de koploper heeft ervaring uit de praktijk en weet wat er binnen diens afdeling speelt.
Uit de praktijk
Dimence Groep gebruikt nu enige tijd Lab24 van CODE24. Zij hebben bij het implementatieproces ook met een koplopergroep gewerkt. Benieuwd hoe zij de implementatie als geheel hebben ervaren?
5: optimaliseer samenwerking in de keten
Uiteindelijk zou je de samenwerking tussen jouw zorgorganisatie en de laboratoria kunnen zien als een eerste stap in een groter optimalisatieproces. Je kunt bij jezelf te rade gaan – welke stakeholders hebben nog meer baat bij het digitaal aangeleverd krijgen van lab-uitslagen?
Enerzijds kun je hierbij denken aan andere zorgprofessionals – denk aan een ggz-organisatie die een onderzoek aanvraagt en hierover ook de huisarts wil informeren, of een ziekenhuis die lab-uitslagen wil delen met de thuiszorg. Uiteraard moet de autorisatie hierbij goed verkend worden (zie ook tip 3), maar wanneer de techniek op orde is, is er enorm veel mogelijk.
Anderzijds kun je ook denken aan een koppeling met een PGO of cliëntenportaal, om ook de patiënt gemakkelijk optimaal te informeren over diens labuitslagen.
Standaardisatie voor optimale flexibiliteit
Wanneer zorgdata gestandaardiseerd wordt opgeslagen, wordt het veel gemakkelijker om allerhande koppelingen te faciliteren. Bij CODE24 gebruiken we sinds onze oprichting al de internationale openEHR standaard. Het gebruik van openEHR is een van de redenen dat we onze oplossingen zo flexibel kunnen houden – alles wordt in ‘bouwstenen’ opgebouwd en kan zo in ‘stukjes’ gekoppeld worden.
Conclusie: goede voorbereiding is half werk
Wanneer het gaat om de digitalisering van het lab-orderproces van je zorgorganisatie, kunnen we samenvattend concluderen dat een ding centraal staat:
Een gedegen voorbereiding.
Om jouw optimale lab-orderproces uit te denken en goed te verkennen aan welke eisen jouw digitale lab-ordersysteem moet voldoen, is het aan te raden om de volgende zaken in kaart te brengen:
-
Hoe ziet het IT-landschap in mijn organisatie eruit?
-
Hoe zijn onze werkprocessen nu gestructureerd en hoe zien die van de laboratoria waarmee wij samenwerken eruit?
-
Welke autorisatielevels zijn er nodig om de privacy in het proces te borgen?
-
Wie zijn de koplopers binnen onze organisatie?
-
Welke stakeholders spelen een rol in het totale proces of zouden idealiter een rol moeten spelen?
Een keertje sparren?
Uiteraard gaan wij vanuit CODE24 graag eens met je om tafel om samen te bekijken of onze Lab24 oplossing kan voorzien in jullie behoefte.