Adviseur Willem Teunissen van de Zorgondernemers, onder collega’s ook wel bekend als ‘Willem Wachtlijst’, bijt zich al jaren vast in vraagstukken rond zorglogistiek. Dit doet hij ook in samenwerking met CODE24 - voor onze Opname24 module wordt Willems expertise regelmatig ingezet om het opnameproces ‘van kop tot staart’ in kaart te brengen en te optimaliseren.
Als je een minuutje met Willem in gesprek bent is het wel duidelijk: hier spreekt jarenlange kennis van en fascinatie voor de zorglogistiek. Maar hoe is dit zo gekomen en welke kansen ziet hij voor de optimalisatie van een (voor veel organisaties) toch ingewikkeld proces als het opnameproces?
Dag Willem! Vertel, hoe ben je eigenlijk in de zorg beland?
“Als student Technische Bedrijfskunde lag mijn focus eigenlijk altijd al bij de logistiek. Vanuit mijn opleiding ben ik toen bij Reinier van Arkel beland, waar ik de uitdaging aanging om de wachtrij meetbaar te maken. Ik heb uiteindelijk ook nog wel in andere sectoren gewerkt, maar de zorg bleef me toch trekken… En dan in het bijzonder de ggz. Ik vind het heerlijk om te sparren met slimme, eigenwijze mensen, haha! Daarnaast kun je in de zorg echt impact maken, dat trekt me ook. Ik wilde uiteindelijk graag onafhankelijk en zelfstandig een verschil maken in de zorglogistiek - dus ben ik voor mezelf begonnen.”
Als Zorgondernemer dus.
“Ja, de Zorgondernemers is eigenlijk een samenwerkingsverband van vijf gedreven ZZPers in de zorg, ieder met een eigen expertise. Marleen is ad-interim manager met een achtergrond in de zorg, met programmamanager Itske werk ik veel samen bij product-implementaties, Christiaan is een adviseur met een meer coachende rol en Petra is specialist op het gebied van HR. We vullen elkaar goed aan.”
En hoe kwam je in aanraking met CODE24?
“Eigenlijk was dat eerst in verband met de inzet van jullie FACT-bord bij Reinier van Arkel! Ik maakte toen al gauw kennis met Martin en we hebben contact gehouden. Toen ik voor mezelf ging beginnen was er direct interesse om samen te werken.
Ik vond het concept van CODE24 meteen al interessant: deelmodules, voor een schappelijke prijs. Dat is een goede match met de ggz, waar budgetten vaak krap zijn en je met een goede deelmodule (zoals Opname24) al snel veel impact kunt maken. Daarnaast zijn jullie heel benaderbaar en jullie blijven innovatie verkennen, wat ook prettig samenwerkt.”
Je bent wel echt specialist op het gebied van zorglogistiek. Waarom trekt dat je zo?
“Vanuit mijn achtergrond in de logistiek ben ik altijd al van mening geweest dat processen meetbaar maken van groot belang is. Zonder de data ben je eigenlijk nergens - want waar heb je het dan precies over? In de zorglogistiek is hier nog zóveel winst te behalen, daar gaan mijn handen van jeuken. De processen zijn vaak vrij ingewikkeld en niet volledig in kaart gebracht. Ik wil inzicht in het gehele proces: van de ervaring van de patiënt tot de secretaresse die de planningen verwerkt en van de behandelaar tot de beleidsadviseur. Mijn werk is voor een groot deel communicatie.”
Wat maakt het opnameproces zo complex?
“Men spreekt vaak van een ‘wachtlijst’ - ik heb het liever over ‘wachtrijen’. Binnen zo’n opnameproces zijn er feitelijk vaak meerdere wachtrijen - die zijn alleen meestal niet inzichtelijk! De patiënt wacht na aanmelding, vervolgens opnieuw na planning, het kan voorkomen dat een patiënt in plaats van extramuraal toch intramuraal behandeld wordt of van regulier naar spoed gaat of andersom… Al deze stappen hebben hun eigen wachttijden en -rijen. Toch wordt vaak gedacht: zodra de patiënt is ingepland is die van de wachtlijst. Maar dat is niet de ervaring van de patiënt. Wanneer je al deze rijen wel in kaart hebt en door hebt hoe de processen lopen, kun je werken aan een voorspellende wachttijd, vanuit hier creëer je sturing op een betere instroom en uitstroom en kan je bezig gaan met geoptimaliseerd capaciteitsmanagement.”
Hoe kan digitalisering van dit complexe proces dan goed aangepakt worden?
“Zorg dat het project voor de digitalisering gedragen wordt vanuit strategie en beleid, niet alleen vanuit de afdeling IT. Het opnameproces raakt zoveel facetten van een organisatie en om echte winst te halen met digitalisering van het proces moet het breed gedragen worden.
Daarnaast leeft er binnen de organisatie vaak het idee dat er geen echte urgentie is om te digitaliseren. De financiën zijn rond, de bedden liggen vol, er wordt al jaren op een bepaalde manier gewerkt - waarom zou je veranderen? Men is eigenlijk vaak onbewust onbekwaam over het feit van de wachtende voor de klinische zorg. Het ambulantiseren zonder het ordentelijke bijhouden van de wachtende voor de klinische zorg op beschermd wonen en het niet voldoende opplussen van deze ambulante zorg, zorgt ervoor dat de urgentie niet naar behoren op tafel komt. Er moet dan bewustzijn komen - het kan echt beter en die urgentie is er ook.”
Waar zie jij de grootste kansen liggen?
“Bij data en het trainen van medewerkers. De data is er nu veelal simpelweg niet. Medewerkers proberen de dagdagelijkse problemen op te lossen maar missen de benodigde sturingsmiddelen op tactisch en strategisch niveau. Het positioneren en trainen van medewerkers helpt hen bewust te worden van de situatie. De data is een belangrijk gereedschap om vervolgens echt aan de slag te gaan en effecten van andere projecten meetbaar te maken.
Alleen al die historische data gaan we nooit krijgen, helaas - het is dus zaak om nu zo snel mogelijk de processen meetbaar te maken, zodat we kwalitatief goede data tot onze beschikking hebben voor analyse, onderzoek en onderbouwde conclusies. Ik raad dan ook altijd aan om een module als Opname24 te combineren met DataWarehouse24 - die combinatie is krachtig.
Daarnaast: organisaties moeten gewoon beginnen met de digitalisering van het opnameproces. Er bestaat niet zoiets als de ‘perfecte’ oplossing voor jouw organisatie, de ‘Rolls Royce’. Maar er zijn wel genoeg oplossingen om het proces meetbaar te maken en te verbeteren. Andere organisaties zijn je voorgegaan, er zijn ruwe ‘blauwdrukken’ die eenvoudig passend te maken zijn - tijd om te starten met de basis van het huis op orde te maken.”
Bedankt voor dit leuke interview, Willem!
“Geen probleem!”
Vond je dit interview interessant? Op woensdag 22 mei om 11:30 presenteert Willem Teunissen samen met onze eigen Gos Broda een webinar over “Het optimale opnameproces in de ggz” (en bestaat dit überhaupt wel?). Je kunt je nu aanmelden: