De Dimence Groep, bestaande uit 7 stichtingen in 4 provincies, werkt samen met 4 verschillende laboratoria in de regio. Er zijn maar liefst 325 voorschrijvers die lab-aanvragen doen en daarnaast zijn er ook nog lab-aanvragen die de verpleging zelf kan doen (bijvoorbeeld urinecontroles). Er waren echter diverse knelpunten in de samenwerking met de labs, die veel tijd kostten.
Dimence Groep heeft nu de Lab24 module van CODE24 in gebruik. Hoe verliep de implementatie en wat zijn hun leerpunten? We delen het graag met je.
De livegang van Lab24 moest uiteraard gevierd worden - met taart!
Knelpunten en doelstellingen
Met de oude werkwijze ontbrak er een goede weergave van uitstaande labaanvragen en -uitslagen. Daarnaast kwamen de uitslagen op papier binnen bij Dimence Groep, wat betekende dat deze handmatig ingevoerd moesten worden. Ook waren er meerdere formulieren benodigd om de aanvragen bij de diverse labs te kunnen doen… Dit vereiste allemaal extra handelingen en kostte flink wat tijd.
Het primaire doel was dus om het proces rond lab-aanvragen uitzetten en -uitslagen ontvangen te verbeteren en versnellen. Belangrijk hierbij waren:
-
Papierloos werken
-
Een tijdige signaalfunctie
-
Een eenduidige werkwijze binnen Dimence Groep
Aan de slag!
De Dimence Groep vormde een stuurgroep (met afvaardiging uit het primaire proces, de ondersteunende dienst en CODE24), een werkgroep (met afvaardiging vanuit informatiemanagement, applicatiebeheer en CODE24) en werkgroepen voor de labs. Deze groepen gingen samen aan de slag om de gewenste architectuur voor het laboratoriumproces uit te tekenen en in te richten.
De Lab24 module werd gekoppeld met het EPD van Dimence Groep, USER, en er werden aparte uitgaande berichtenboxen (voor orderaanvragen) en inkomende berichtenboxen (voor uitslagen) ingericht per lab. Voor de uitwisseling van de gegevens wordt gebruikgemaakt van HL7 Push en Pull.
Na de initiële inrichting is een koploperteam aan de slag gegaan om het nieuwe proces voor een periode van 4 maanden te testen. Uiteindelijk is op 2 oktober 2023 de gehele organisatie live gegaan met Lab24.
Arjan van Dijk, Informatie Architect en Projectleider Zorg Innovatie bij Dimence Groep, is blij met hoe de samenwerking met CODE24 gedurende dit traject verlopen is: “Ik ben zeer te spreken over de pragmatische aanpak van CODE24 tijdens het project. Daarnaast wil ik ook zeker de flexibiliteit en benaderbaarheid van het CODE24 team benoemen. Er wordt goed meegedacht.”
Leerpunten
Als Arjan terugkijkt, kan hij meerdere leerpunten benoemen naar aanleiding van het implementatietraject. Zo is het belangrijk om de tijd te nemen om het proces goed uit te denken, in te richten en te testen. Hierdoor was de doorlooptijd wat langer dan initieel gedacht.
Een ander leerpunt was dat de verschillen in werkwijze bij de verschillende labs het proces ingewikkeld maken. Dit vereiste dat er goed geschakeld moest worden met de laboratoria om de werkwijzen goed af te stemmen. Ook hier gaat tijd in zitten. Lab24 bleek wel bij uitstek geschikt om deze uitdaging te tackelen.
Vervolgstappen
Binnen Dimence Groep wordt er na de livegang gewerkt aan diverse optimalisaties. Zo is er nog één lab die aan het proces toegevoegd moet worden en moet er een oplossing komen voor het aanvragen van labonderzoeken voor mensen zonder BSN-nummer (denk aan asielzoekers). Daarnaast houden Dimence Groep en CODE24 nauw contact om diverse wensen gezamenlijk te realiseren. Zo wordt Lab24 steeds beter en worden de medewerkers van Dimence Groep steeds beter ondersteund.
Ben je benieuwd hoe Lab24 jouw organisatie kan ondersteunen? We vertellen je graag meer!