Inmiddels is Adviseur Zorg ICT Michelle de Groot al 5 jaar werkzaam bij Arkin. Als projectleider was ze nauw betrokken bij de implementatie van Opname24. Ze is momenteel actief binnen het team Data & Architectuur en ook daar houden vraagstukken rond capaciteitsoptimalisatie haar bezig. We gingen met haar in gesprek over de stappen die Arkin rond data aan het zetten is en hoe zij kijkt naar de toekomst hiervan.
“Zeker! Ik ben nadat ik als projectleider bij diverse projecten betrokken ben geweest aan de slag gegaan als data engineer. Initieel was ik vrijwel fulltime aan het programmeren en miste ik de interactie met collega’s. Nu heb ik er een mooie combinatiefunctie van gemaakt, waardoor ik me bezighoud met projecten op de grens van zorg en data.
Ik doe dat dus binnen het team Data & Architectuur. Dat een ggz-organisatie als Arkin een dedicated data-team heeft is wel echt top. Veel organisaties hebben wel een ‘data-persoon’, maar dat wij met een heel team aan het data-fundament van Arkin mogen werken is wel vrij uniek.”
“We hebben echt goede mensen aan boord, die een visie hebben op het gebied van data en digitalisering. Dat heb ik bij meerdere projecten gemerkt inmiddels en daar begint het allemaal mee.
Ook denk ik dat het helpt dat er subsidies en dergelijke vanuit de overheid beschikbaar gesteld worden. Daarmee ontstaat ruimte voor innovatieve projecten. Zo zijn recentelijk de IZA [Integraal Zorgakkoord] gelden toegekend, waarmee onder andere datagedreven werken en de inzet van AI en chatbots worden gestimuleerd. Als je de mensen hebt die zulke kansen aangrijpen, kun je stappen zetten.”
“We zijn nu bezig met het fundament: zorgen dat helder is welke betekenis aan welke data kan worden toegekend, zorgen dat die data ook klopt en dashboarding inrichten. De basis moet kloppen - zonder dat heb je eigenlijk niets. We verwachten dit in september live te hebben. Dan kunnen we gericht data gaan verzamelen, waar we vervolgens op termijn analyses op kunnen doen om trends te ontwaren.
Vanuit het opnameproces bekeken gaan we de nieuwe versie van DataWarehouse24 inzetten, gecombineerd met Opname24 natuurlijk. Deze nieuwe versie stelt ons in staat om realtime met grotere hoeveelheden gestructureerde data te werken, waardoor meer mogelijk wordt in rapportage, maar vooral ook op andere vlakken. We willen initieel dan ook data uit Opname24-formulieren uitlezen voor tekstanalyse en meer doen met labwaarden. Vervolgens willen we ook aan de slag met het opbouwen van geschiedenis middels mutatietijden, wat ook weer helpt bij het zien van trends. DataWarehouse24 is best wel netjes ontworpen, dus dit kan straks allemaal!”
Benieuwd naar de mogelijkheden van DataWarehouse24? Bekijk deze pagina!
“Uiteindelijk willen we op zoek naar indicatoren van trends. Dit kan van alles zijn. Zo weten we dat bij een bepaalde tak van Arkin het risico op terugvallen na opnames relatief hoog is - we zouden dan inzicht willen krijgen in waarom dit is en of, bijvoorbeeld, het risico op nóg een terugval kleiner wordt als je bij een eerdere terugval snel handelt. Wellicht kunnen sommige opnames dan in de toekomst voorkomen worden.
We zijn ook al e.e.a. aan het onderzoeken rond no-shows - als er tijdig een interventie is, bijvoorbeeld een extra belletje, helpt dit dan om no-shows te voorkomen? Dit onderzoek is op dit moment nog gericht op agenda-afspraken, maar we willen dit ook voor opnames gaan verkennen.
Een ander scenario is bijvoorbeeld dat er bij transfers speelt dat cliënten soms langer blijven liggen dan nodig. De precieze aantallen en bijbehorende ligduur hebben we echter nog niet inzichtelijk en we hebben ook nog geen data over de risico-indicatoren - welke kenmerken zijn voorspellend voor een dergelijk scenario? Daar zouden we antwoorden op willen hebben.”
“Uiteindelijk draaien alle scenario’s die we willen onderzoeken erom dat het voor de cliënten beter moet worden - we willen de wachtlijsten verkorten en zorgen dat de cliënt zo snel mogelijk op een passende plek komt en passende hulp krijgt.
Dit is uiteindelijk ook fijn voor onze medewerkers. Zij kunnen dan met name werken met juist die cliënten die zij het beste kunnen helpen.
Voor de organisatie als geheel gaat het ook om het grote plaatje: de juiste stuurinformatie tot je beschikking hebben, met de zekerheid dat je de waarheid voor je hebt. Zo kun je beter plannen en prognoses maken. Daarnaast: wanneer je bepaalde opnames kunt voorkomen bespaart dat potentieel ook kosten.”
“Het is misschien een heel saai antwoord, maar begin bij het begin, haha! Maar ja, het is wel echt zo. Zorg dat je datafundament op orde is, dat het klopt. Bepaal waarvoor je data wilt gebruiken, dan heb je al snel helder wat daarvoor nodig is.
Zorg wel ook voor goede registratie van data. Hoe specifieker hoe beter! Het komt nog veel te vaak voor dat te veel informatie terecht komt in een ‘overig’ veld - dan moet je de basis verder uit specificeren om het bruikbaarder te maken. Hierbij helpt het ook om veel input op te halen bij je collega’s op de werkvloer - ga niet te veel uit van hoe het management zegt dat dingen zijn, verifieer dit met de mensen die het werk dagelijks doen.
Daarnaast zou ik nog aanraden: start met het inzichtelijk maken van die scenario’s die gevoelsmatig het meeste impact zullen hebben. Als je vervolgens de data beschikbaar hebt kun je dergelijke keuzes steeds meer maken op basis van meetbare impact.”
Wil jouw organisatie ook aan de slag met het digitaliseren en vervolgens datagedreven optimaliseren van het opnameproces? We vertellen je graag meer over Opname24 en DataWarehouse24!