Het is inmiddels alweer 2024, maar nog steeds zijn er tal van zorgorganisaties die werken met losse Excel-documenten en zelfs papieren formulieren. Vaak komt dit in basis doordat zorgprocessen ingewikkeld te digitaliseren zijn: de zorg is ten slotte geen ‘exacte wetenschap’. Er zijn veel wegen die naar Rome (kunnen) leiden en er is vaak voortschrijdend inzicht - over de menselijke gezondheid leren we nog voortdurend bij. Tel daarbij op dat er binnen de zorg enorm veel disciplines zijn die erg verschillend zijn maar ook nauw met elkaar moeten samenwerken… Je kunt je voorstellen dat dit een mate van flexibiliteit vereist die de traditionele manier van automatiseren haast onmogelijk maakt.
Veel projecten om werkprocessen in de zorg te digitaliseren zijn dus spaak gelopen op een gebrek aan flexibiliteit. In de wetenschap dat deze flexibiliteit nodig is, zijn er ook oplossingen te bedenken. In dit artikel belichten we enkele voorbeelden van processen binnen zorgorganisaties die vaak berusten op losse documenten en hoe deze te digitaliseren zijn.
Eerst nog even terug naar de basis - waarom willen we van al die losse documenten af? Waarom zou je iets veranderen als het werkt? Voor velen zullen de nadelen van werken met losse documenten helder zijn, maar voor de volledigheid:
Informatiebeveiliging
De grootste reden dat je van de losse Excel bestanden en A4tjes af moet is vanwege informatiebeveiliging. Het is gemakkelijk om uit het zicht te verliezen wie er beschikt over kopieën en het risico dat losse papieren rondzwerven waar ze niet horen is relatief groot.
Logging
Dit punt is gerelateerd aan informatiebeveiliging - je wilt weten wie bepaalde informatie heeft benaderd en wanneer en wie informatie heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Wanneer processen op de juiste wijze gedigitaliseerd zijn, is er logging waarin je deze gebruiksinformatie beschikbaar hebt.
Tijdsbesparing
Informatie printen en per post verzenden kost uiteraard meer tijd dan informatie direct digitaal beschikbaar stellen aan de juiste personen. Ook losse Excel-bestanden kunnen tijdrovend zijn, vooral wanneer meerdere mensen erin moeten kunnen samenwerken. Waar is de meest recente versie, kan iedereen erbij die toegang moet hebben? Plus, hoe komen de nodige gegevens weer in het patiëntendossier terecht, vereist dit handmatige (dubbele) invoer?
Duurzaamheid
We kennen allemaal de e-mails met de disclaimer onderin: “denk na voor je deze e-mail print” of zelfs: “Red een boom, print deze e-mail niet!” Wanneer een werkproces berust op printjes, vereist dat nogal wat bomen - om over de toner nog niet eens te beginnen. Niet zo duurzaam.
Bij opname van patiënten in klinieken komt nogal wat kijken. Patiënten moeten aangemeld en op de wachtlijst geplaatst kunnen worden, er moet een triage gedaan worden, er is een actueel overzicht nodig van beschikbare en bezette bedden, er moet een planning gemaakt kunnen worden, etcetera. Bij veel organisaties zijn dit losse stappen in een complex proces, die op diverse digitale en fysieke plekken plaatsvinden - van mailtjes in Outlook tot lijsten in Excel en zelfs notities op whiteboards. Het is dan heel lastig om alle nodige informatie bij de juiste personen te krijgen en het proces te structureren.
Wat dan nodig is, is een oplossing die gebouwd is op basis van kennis van het opnameproces, zodat het gehele proces vanuit één centrale plek beheerd kan worden. Opname24 is een voorbeeld van een dergelijke oplossing. De module is in samenspraak met zorgprofessionals ontwikkeld en werkt geïntegreerd met je EPD.
Veel zorgorganisaties (in onder meer de ggz en VVT, bijvoorbeeld) werken samen met meerdere laboratoria in de regio voor het doen van labonderzoeken. Omdat laboratoria vaak eigen werkwijzen hanteren, is dit proces niet altijd gemakkelijk te digitaliseren. Vaak sturen de zorgverleners dus nog steeds papieren laborderformulieren naar de laboratoria en krijgen ze de labuitslagen vervolgens ook per post opgestuurd. Dat zorgt uiteraard voor vertraging in het proces en veel handwerk, om over de kans dat een papier ergens tijdens dit proces kwijtraakt nog niet eens te spreken.
In dit artikel beschrijven we hoe deze samenwerking tussen laboratoria en zorgorganisaties succesvol gedigitaliseerd kan worden.
Wanneer teams samenwerken rond de behandeling van patiënten (denk aan multidisciplinaire overleggen, FACT-teams of IHT-teams) wordt er vaak gebruikgemaakt van een Excel om overleggen over deze patiënten te registreren. Informatie uit dit overleg wordt dan niet automatisch geregistreerd in het EPD - dit vereist dubbele invoer.
Door te werken met een digitaal ‘bord’ geïntegreerd in het EPD (een FACT-bord, IHT-bord of MDO-bord, bijvoorbeeld) wordt tijd bespaard en heb je optimale controle over de toegang tot de data op het bord - alleen die zorgverleners die tot het behandelend team behoren krijgen toegang.
Een voorbeeld van een oplossing die hierin voorziet is CTB24. Met deze module heb je als organisatie de vrijheid om diverse soorten borden te maken en deze zo te configureren dat datgene getoond wordt wat jouw teams nodig hebben.
Alle verandering kost tijd - maar het kost des te meer tijd als je bij de status quo blijft. Slimme digitalisering heeft de potentie om verder te gaan dan rigide mallen die het proces nooit volledig zullen kunnen vangen. Wanneer techneuten en zorgprofessionals met elkaar in gesprek blijven, is er ook in zorgtechnologie ruimte voor flexibiliteit en zal er steeds meer afgestapt kunnen worden van loszwervende documenten.