Dat de beddendruk in de ggz hoog is, is geen nieuws meer. Mensen wachten langer op hulp dan gewenst, wat ook kan betekenen dat iemand die op de lijst stond voor vrijwillige opname dusdanig verslechtert dat er een crisisopname gewenst is. Mensen worden op overbedden geplaatst en voelen zich ‘teveel’...
Intussen doen de teams binnen ggz-organisaties hun uiterste best om het opnameproces in goede banen te leiden. Er zijn echter uiteenlopende redenen dat de wachtrijen oplopen - er is vaak simpelweg minder capaciteit dan er nodig is, er is een tekort aan medewerkers en er worden op politiek vlak ook keuzes gemaakt die de zaken niet bevorderen.
Uiteindelijk zal digitalisering niet de oplossing zijn voor al deze uitdagingen - maar het kan wel helpen. Wanneer het opnameproces op papiertjes en in Excel bestanden beheerd wordt (wat binnen veel organisaties de realiteit is), mis je veel inzicht om de capaciteit die er is optimaal te benutten en geïnformeerd bij te kunnen sturen.
We bespreken 5 tips om het opnameproces te optimaliseren. We hopen dat het je helpt!
TIP 1: BETREK ALLE STAKEHOLDERS
Er zijn enorm veel mensen betrokken bij het opnameproces. Van professionals als de planner, behandelaar en beleidsmedewerker tot natuurlijk de patiënten zelf. Al deze mensen hebben hun eigen perspectief, kennis en belangen. Om inzicht te verkrijgen in hoe ‘de hazen lopen’, is het belangrijk om vanuit verschillende disciplines en perspectieven mensen te betrekken.
Wanneer je gaat starten met het project om het opnameproces te digitaliseren of een bestaand digitaal proces te optimaliseren, is het aan te raden om een multidisciplinair projectteam op te zetten. Vergeet hierbij ook zeker niet de medewerkers uit de verblijfslocaties en/of klinieken!
Het gebeurt heel vaak dat een digitaliseringsproces wordt gezien als het ‘feestje’ van de afdeling ICT. Een belangrijke afdeling uiteraard, maar om te zorgen dat je proces echt aansluit bij de realiteit van de verschillende werkprocessen en de verwachtingen en vereisten, moeten er verschillende perspectieven aan tafel zitten.
TIP 2: BRENG DE PROCESSEN IN KAART
Wanneer je de juiste mensen aan tafel hebt, kun je de huidige processen in kaart brengen. Wellicht is er al een en ander gedocumenteerd - ga dan na of het in de praktijk ook écht zo werkt. Zorg ook dat je inzicht krijgt in het waarom: waarom werkt men zoals men werkt en waarom wordt er wellicht afgeweken van het gedocumenteerde proces?
Er wordt bovendien vaak gesproken over hét opnameproces, maar vaak zijn dit meerdere processen - zo zijn er tal van ziektebeelden en het proces zal vaak anders zijn voor een urgente opname dan voor een ‘reguliere’.
Wanneer je de processen in kaart hebt zul je zien dat er veelal ook niet slechts één wachtrij is - er zijn meerdere rijen, op verschillende momenten in het proces. Een patiënt wacht bijvoorbeeld vooraf aan triage en vervolgens vooraf aan plaatsing, maar soms ook opnieuw nadat een locatie plaatsing afwijst. Inzicht in deze rijen is van groot belang om de patiëntervaring te verbeteren.
TIP 3: WAAR IS FLEXIBILITEIT NODIG?
Zelfs al heb je alle processen helemaal in kaart gebracht: er zullen altijd scenario’s zijn waarbij het standaard proces niet gevolgd wordt of niet gevolgd kan worden. Door in gesprek te blijven met de verschillende stakeholders (zoals besproken bij tip 1) kun je je op diverse afwijkende scenario’s voorbereiden.
Denk bijvoorbeeld aan patiënten wiens ‘eigenschappen’ veranderen terwijl ze wachten - er is een initiële triage gedaan, maar vervolgens wacht de patiënt dusdanig lang dat bepaalde markers verschuiven of een reguliere opname zelfs omgezet moet worden naar een crisisopname. Hoe ga je hiermee om?
Er zijn ook scenario’s waarbij uit de triage blijkt dat jouw organisatie de patiënt geen passende behandeling kan bieden. De patiënt wordt verwezen naar een andere organisatie - maar wat als deze de patiënt na hun eigen triage ook afwijst?
Uiteindelijk blijft zorg mensenwerk en niet gemakkelijk in protocollen te vatten. Digitale middelen bieden ondersteuning, maar moeten flexibiliteit toelaten.
TIP 4: ZORG VOOR OVERZICHT
Het plannen van opnames zal een stuk soepeler verlopen wanneer er in één oogopslag duidelijk is hoeveel bedden er zijn, hoeveel er bezet zijn en tot wanneer en met welke eigenschappen van de patiënt er rekening gehouden moet worden bij het plannen (denk aan aggressie of een specifiek ziektebeeld).
Als deze informatie in het hoofd van de medewerker zit of in allerlei losse documenten en spreadsheets, is het van belang om het overzicht inzichtelijk te maken. Digitale tooling kan hierbij helpen.
Overzicht in Opname24
Het planningsoverzicht in de Opname24 oplossing van CODE24 geeft direct inzicht in de beschikbare bedden. Daarnaast kun je met gekleurde labels werken om aan te geven met welke eigenschappen er rekening gehouden moet worden bij het plannen.
TIP 5: METEN IS WETEN!
Hoe je ook met de optimalisering van het opnameproces aan de gang gaat: zorg dat je de processen die je in kaart hebt gebracht meetbaar maakt. Zonder data over de verschillende fasen van het proces (de in-, uit- en doorstroom en de verscheidene wachtrijen) ga je feitelijk ‘blind’ aan de slag.
Wanneer je datastromen op gang hebt, kun je op basis van die data komen tot gestructureerde data (informatie), verbanden ontdekken en analyses doen om tot inzichten te komen. Waar zitten de bottlenecks, waar zitten de kansen? Is de wachtrij in een bepaald deel van het proces langer dan verwacht? Welk deel van het proces is foutgevoeliger dan andere?
Wanneer de data op orde is, kun je werken aan een voorspellende wachttijd voor diverse scenario’s (reguliere opnames, spoedopnames, etcetera).
AAN DE SLAG!
We hopen dat deze tips je op weg helpen bij het optimaliseren van het opnameproces binnen jouw organisatie. Uiteindelijk is het vooral van belang om geïnformeerd te sturen - zorg voor het beschikbaar krijgen van de data om dit te realiseren en werk aan een centraal overzicht.
Opname24 gecombineerd met DataWarehouse24 zorgt voor zowel een gebruiksvriendelijk overzicht als het data-inzicht dat jouw organisatie verder kan helpen. Wil je eens in gesprek over het opnameproces binnen jouw organisatie? Dan horen we graag van je!
