Over de wachttijden in de ggz wordt al jarenlang veel gezegd en geschreven. Het vele praten lijkt echter tot dusver nog weinig tot geen verbetering teweeg te hebben gebracht. In februari dit jaar meldde de NZa dat uit recente cijfers bleek dat de toegang tot de ggz niet was verbeterd: “De wachttijden blijven voor bijna alle diagnosegroepen en in veel regio’s te lang”.
Uiteraard is dit een probleem met veel facetten: van de beschikbaarheid van behandelaren tot de rol preventie. Daarnaast geldt het voor zowel de ambulante ggz als voor intensievere trajecten zoals opnames. Voor de scope van dit artikel hebben we het over het verkorten van de wachtlijsten voor opnames in de ggz en dan specifiek hoe de inzet van slimme digitale oplossingen hierbij kan helpen.
Een digitale pleister?
We moeten er uiteraard voor waken dat we IT niet zien als een pleister voor een probleem waarvoor een duurzamer oplossing benodigd is en het is ook zeker geen doel an sich. Uiteindelijk blijft de zorg mensenwerk en moeten digitale oplossingen dat mensenwerk ondersteunen.
Het mooie is dat goede digitalisering eigenlijk ook mensenwerk is. Het is een kwestie van de techniek voor je laten werken. Hoe zit het proces in elkaar? Hoe kan een digitale oplossing dit vergemakkelijken, zodat de professional tijd bespaart? Daar zit de winst. Daarom is het van groot belang dat een digitaliseringsproject niet alleen gedragen wordt door de ICT-afdeling, maar ook door strategie, beleid en de behandelaren.
Er is urgentie
Toen we adviseur Willem Teunissen, expert in zorglogistiek, interviewden voor dit blog vertelde hij ons:
“Er [is] binnen de organisatie vaak het idee dat er geen echte urgentie is om te digitaliseren. De financiën zijn rond, de bedden liggen vol, er wordt al jaren op een bepaalde manier gewerkt - waarom zou je veranderen? Men is eigenlijk vaak onbewust onbekwaam over het feit van de wachtende voor de klinische zorg. Het ambulantiseren zonder het ordentelijke bijhouden van de wachtende voor de klinische zorg op beschermd wonen en het niet voldoende opplussen van deze ambulante zorg, zorgt ervoor dat de urgentie niet naar behoren op tafel komt. Er moet dan bewustzijn komen - het kan echt beter en die urgentie is er ook.”
Dat die urgentie er is blijkt uit de risico’s van lange wachttijden in de ggz, die onder andere genoemd worden in het tussenrapport van het ZonMw-evaluatietraject ‘Versnellers binnen de ggz’, gepubliceerd door het Trimbos instituut in samenwerking met Nivel, InBegrepen en MIND. Zij benoemen onder meer een verergering van de klachten, demotivering om in behandeling te gaan en een langere en intensievere behandeling zodra die uiteindelijk van start gaat. Daarnaast groeit ook de druk op de betrokken zorgverleners én de naasten van de cliënt.
5 mogelijkheden
Vanuit onze ervaringen met het optimaliseren van het opnameproces in de ggz en de ervaringen die we meekrijgen vanuit klanten en partners zien we meerdere mogelijkheden om digitalisering slim in te zetten om de wachtlijsten voor het opnameproces in de ggz te verkorten. We zetten er 5 op een rij.
1. Het verminderen van de administratiekosten
Bij veel ggz-organisaties bestaat ‘het opnameproces’ nog steeds uit een verzameling Excel-documenten, e-mails en soms zelfs fysieke lijsten op bijv. prints of whiteboards.
Naast dat er veel risico’s kleven aan papieren processen en ook Excel-lijsten actueel houden een uitdaging is, is de administratielast bij dergelijke processen hoog. Wanneer het proces gedigitaliseerd is, is er één centraal overzicht van de wachtlijsten en de bedden per afdeling of locatie. Een stuk overzichtelijker!
2. actueel inzicht in capaciteit en beschikbaarheid
Wanneer de processen zo lopen als hierboven beschreven, wordt er ook voortdurend heen en weer gebeld en gemaild om de actuele beschikbaarheid van bedden op een locatie te verifiëren om patiënten in te kunnen plannen. Dat kost enorm veel tijd - zeker omdat de personen die je wilt bereiken vaak óók druk zijn.
Wanneer het opnameproces gedigitaliseerd is, wordt de beschikbaarheid van bedden realtime bijgewerkt, over meerdere locaties heen. Zo heb je te allen tijde een actueel overzicht en zijn ook mogelijke knelpunten snel inzichtelijk. Dit is ook de ervaring van Arkin, die hiervoor onze oplossing Opname24 gebruikt. Zo kun je optimaal gebruik maken van de capaciteit die er is.
3. inzicht in het proces en de bijbehorende wachtrijen
Wanneer je het opnameproces binnen jouw organisatie gaat digitaliseren, moet je eerst goed in kaart brengen hoe het proces loopt. Welke stromen zijn er, welke wachtrijen? Via welke paden is er instroom, doorstroom, eventuele overplaatsing en uitstroom?
Deze kennis is het fundament voor je digitaliseringsproces en de basis voor het optimaliseren van het proces. Wanneer je het proces van kop tot staart meetbaar maakt, weet je ook waar knelpunten zitten en aan welke knoppen je kunt draaien om de doorstroom te verbeteren - en dus de wachtlijst te verkorten.
4. beter capaciteitsmanagement door data-analyse
Wanneer je het opnameproces hebt gedigitaliseerd, verzamel je data waarop je vervolgens kunt gaan sturen. Nu is die data veelal niet of slecht beschikbaar - enorm zonde.
Wanneer je inzicht hebt in de stromen, knelpunten en kansen (denk aan een extra lange wachtrij in een specifiek deel van het proces of de invloed van vakantiedagen of feestdagen op het capaciteitsmanagement) kun je bovendien werken aan een voorspellende wachttijd voor diverse scenario’s.
Zie ook ons artikel over datagedreven optimalisatie van het opnameproces.
5. domeinoverstijgende samenwerking in de regio versterken
Er zijn al diverse initiatieven om domeinoverstijgende samenwerking in regio’s te verbeteren om wachttijden in de ggz terug te dringen. Een belangrijke die momenteel loopt is het eerdergenoemde programma ‘Versnellers binnen de ggz’, van ZonMw: “De focus in de Versnellers-aanpakken ligt op het verbeteren van de regionale samenwerking tussen verschillende domeinen, zoals ggz, huisartsenzorg en sociaal domein, ‘aan de voorkant’ van de ggz, ofwel bij de instroom. Dit om zo hulpvragers snel passende zorg of ondersteuning te kunnen bieden, binnen of buiten de ggz.” De focus ligt hierbij dus met name aan de instroom naar de ggz, maar er wordt wel ook gekeken naar de mogelijkheid om mensen met complexere problemen sneller te helpen via ‘domeinoverstijgende overlegtafels’.
Een van de aandachtspunten rond regionale en interdisciplinaire samenwerking is op dit moment uiteraard nog steeds databeschikbaarheid. Door digitale processen en datastromen zo in te richten dat deze tijdig en actueel inzichtelijk zijn voor betrokken partijen, kunnen er sneller vervolgstappen gezet worden om patiënten snel en passend te helpen. Wij zien hier een belangrijke rol weggelegd voor regionale open platformen voor zorgdata.
Veelbelovend
Het mag duidelijk zijn: er zijn zeker veelbelovende digitaliserings-oplossingen om een bijdrage te leveren aan het verkorten van de wachtlijsten voor opnames in de ggz. Het is vooral zaak dat de techniek de behandelaren en ondersteuners passende ondersteuning biedt en dat keuzes op beleidsniveau gebaseerd kunnen worden op analyse van actuele, complete data.
Is jouw organisatie er klaar voor om het opnameproces écht te digitaliseren? Neem dan contact met ons op, we gaan graag in gesprek over jullie wensen en uitdagingen.
