In het interview met Willem Teunissen van De Zorgondernemers kwam het meermaals naar voren: om het opnameproces in de ggz écht te kunnen optimaliseren, is data nodig. Pas als je inzicht hebt in de in-, uit en doorstroom en de verschillende wachtrijen in het proces meetbaar gemaakt hebt, kun je zien waar de knelpunten zitten. Maar hoe kom je tot die data? Wat is er nodig?
Teken je proces uit
Allereerst moet je in kaart brengen ‘hoe de hazen lopen’. Hoe is het opnameproces nu ingericht? Komt hetgeen op papier staat ook overeen met de praktijk? Welke stakeholders zijn er in iedere stap? Hoe beweegt een patiënt zich door dit proces, op welke punten komt de patiënt in een wachtrij terecht? Op welke manieren kan de patiënt instromen, doorstromen of uitstromen? Heeft iedere stap een logisch en efficiënt vervolg? Hoe wordt er omgegaan met spoedopnames?
Meten is weten
Vervolgens kun je stap voor stap kijken welke data er gekoppeld kan worden aan iedere stap van het proces en wat de verschillende stakeholders in het proces inzichtelijk willen hebben (denk, naast planners, zorgverleners en ITers, ook aan strategie en beleid). Als je in kaart hebt wat iedereen wil weten, is het tijd om te onderzoeken hoe je deze informatie kunt achterhalen. Is het opnameproces al gedigitaliseerd? Bekijk dan wat er al out-of-the-box beschikbaar is en schakel met je leverancier voor de data die je mist.
Wanneer je het proces überhaupt nog moet digitaliseren ben je in de positie dat je bij het acquisitietraject met je beoogde leverancier(s) kunt aangeven welke data je nodig hebt. Je weet dan voordat je het digitaliseringsproject in gaat of je beoogde oplossing aan je data-vereisten voldoet.
Let wel: historische data is vaak vrijwel niet te achterhalen, dus het is zaak om zo snel mogelijk de zaken meetbaar te maken.
Optimalisatie!
Wanneer je eenmaal genoeg data hebt om zinnige analyses te doen, kun je zien waar de knelpunten en kansen liggen. Zijn er regelmatig lege bedden? Hoe komt dit? Is de wachtrij in een bepaald deel van het proces langer dan verwacht? Wat is de invloed van vakantieperiodes en feestdagen op het capaciteitsmanagement? Worden er regelmatig fouten gemaakt bij bepaalde registraties?
Daarnaast betekent inzicht in het volledige proces dat je kunt werken aan een voorspellende wachttijd voor verschillende scenario’s - denk aan een reguliere opname, spoedopnames, opnames bij bepaalde ziektebeelden, etcetera. Door dit inzichtelijk te maken kun je de verwachtingen van patiënten en behandelaren beter managen.
In gesprek?
Veel van onze klanten gebruiken onze Opname24 module in combinatie met DataWarehouse24. Met deze krachtige combinatie digitaliseer je het proces en heb je tal van mogelijkheden om grote hoeveelheden data te gebruiken voor allerhande analyses. We gaan graag met je in gesprek over de data-vereisten van jouw organisatie.