Er zijn nog tal van ggz-organisaties binnen Nederland die lab-orders op papier uitzenden en ontvangen. Naast dat dit natuurlijk niet meer echt van deze tijd is, brengt het ook diverse risico’s en uitdagingen met zich mee. Een papieren proces is niet alleen langzaam, maar is ook gemakkelijk te verstoren: een papieren formulier kan kwijtgeraakt worden, het is niet helder wie er inzage heeft gehad (of het papier zelfs heeft aangepast) en duurzaam is het ook niet. Daarnaast kan bij een digitaal proces de terugkoppeling van uitslagen beter gekoppeld worden aan de aanvraag.
Genoeg redenen om het proces te digitaliseren dus - maar hoe pak je dit aan? We delen de verschillende fasen van een dergelijk project met je, zodat je goed beslagen ten ijs komt.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Een goede voorbereiding vanuit jouw ggz-organisatie zal de uitvoer van het project zo soepel mogelijk laten verlopen.
Wij raden aan om de volgende stappen vroeg in het proces te nemen:
Interne processen in kaart brengen
Schakel met zowel jullie IT-ers als de mensen van de werkvloer om het huidige proces vast te leggen. Denk hierbij aan vragen als:- Wie maakt bij jullie lab-orders aan? Doet de behandelaar dit zelf of wordt dit gedelegeerd? En is dit voor alle lab-orders hetzelfde? Zo komt het voor dat bijvoorbeeld urinesamples via een ander proces worden aangevraagd.
- Worden afnames intern bij jullie organisatie gedaan of juist extern? Kan er ook bij de patiënt thuis materiaal afgenomen worden? Gebeurt afname op afspraak of is er vrije inloop?
- Met welke laboratoria werken jullie samen? Zijn er afspraken rond welke bepalingen bij welk lab afgenomen (kunnen) worden?
- Maken jullie gebruik van protocollen (ook wel: medicatiebewaking) voor herhalende lab-orders? Zo ja, wie is er verantwoordelijk voor de controle van de inhoud van deze protocollen?
- Zijn er afspraken gemaakt over ordersets (een selectie van bepalingen voor specifieke scenario's)? Leg deze vast.
- Hoe wordt de patiënt momenteel geïnformeerd over diens lab-order?
- Wie heeft er inzage / toegang nodig tot lab-orders en uitslagen? Zijn dit alleen de behandelaren of ook (bijvoorbeeld) medewerkers van de medische dienst?
Afstemming met de laboratoria
Leg ook tijdig contact met de laboratoria, om te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan en jullie wensen afgevangen kunnen worden in het proces.
Je projectgroep
Stel een projectgroep samen met de nodige disciplines. Vaak bestaat een projectgroep voor het digitaliseren van het lab-orderproces in ieder geval uit een informatiemanager en een functioneel beheerder. Zorg ook dat je de werkvloer tijdig betrekt! Zij weten het beste hoe de werkprocessen lopen en met welke uitdagingen en uitzonderingen ze te maken hebben.
Kijk ook welke personen binnen je organisatie geschikt zijn als interne ambassadeur van het project. Dit zijn mensen (veelal van de werkvloer) die je in een vroeg stadium bij het project betrekt en vanuit interesse de werelden van zorg en IT bij elkaar kunnen brengen. Ideale mensen hiervoor zijn collega’s die goed zijn in het grote plaatje zien en hun enthousiasme voor het project kunnen overbrengen op anderen.
Verandermanagement
Uiteraard kost iedere verandering energie. Mensen zijn een bepaalde werkwijze gewend en zullen ook veel handeling haast op de automatische piloot uitvoeren. Zorg dat je een plan maakt voor verandermanagement. De interne ambassadeurs kunnen hier een belangrijke rol in spelen. Zorg dat de voordelen voor zowel je collega’s als de patiënten helder zijn en communiceer dit meermaals en via diverse kanalen - zowel in de aanloop naar de livegang als daarna.
Keuzes maken
Vervolgens is het tijd om op basis van de verzamelde informatie keuzes te maken: wat voor oplossing hebben jullie nodig, aan welke eisen moet deze oplossing voldoen? Op basis van deze requirements kun je een goede keuze maken voor een leverancier / software.
Let wel, onze oplossing, Lab24, is heel flexibel. De module heeft diverse optionele configuratiemogelijkheden. We gaan in deze fase graag met je in gesprek om te kijken welke onderdelen en werkwijzen passen bij jouw organisatie.
Actie! Twee kick-offs
Wanneer je organisatie heeft gekozen voor Lab24, krijgen jullie vervolgens een CODE24-consultant toegewezen. Deze consultant zal jullie begeleiden in het digitaliseringsproces en de inrichting van de module voor jullie gereedmaken.
Tijd voor actie! De consultant plant met jullie projectgroep een kick-off in. Naast dat jullie zo even fijn met elkaar kunnen kennismaken, is dit het moment om het project goed met elkaar door te spreken. Hoe vaak komen jullie bij elkaar? Hoe ziet het tijdspad eruit? Daarnaast wordt er al informatie opgehaald voor de inrichting: via welke inlogmethode wil jullie team inloggen? Hoe lopen de informatiestromen tussen de systemen?
Er wordt een tweede kick-off gepland tussen de consultant, de laboratoria en (een deel van) de projectgroep van je organisatie. Bij deze kick-off wordt informatie opgehaald die nodig is om de verdere inrichting te gaan doen. Denk aan het instellen van een veilige verbinding voor de communicatiestromen tussen het lab en je ggz-organisatie, bespreken welke uitwisselingsstandaarden er gebruikt worden (vaak is dit HL7 of Edifact) en welke mappings er gemaakt moeten worden. Daarnaast heeft ieder lab zo zijn eigen codes voor de bepalingen die ze kunnen verwerken - deze moeten in kaart gebracht worden.
Als het lab al ervaring heeft met digitale lab-orders is het veelal een kwestie van bovenstaande informatie ophalen en de boel configureren voor samenwerking met je ggz-organisatie. Als ze deze ervaring nog niet hebben, is het complexer - de processen zullen dan ook aan de kant van het lab from scratch geconfigureerd moeten worden.
Inrichting
Na het tekenen van het contract zorgen wij er al voor dat er een SaaS-omgeving voor jullie wordt ingericht, met een mConsole-installatie erop waarin Lab24 kan draaien.
Na de initiële kick-offs kan je CODE24 consultant op deze omgeving aan de slag met de inrichting. Alle besproken werkprocessen worden ingericht in Lab24. Als alle informatie bekend is en alles tijdig is uitgedacht en afgestemd, kan de inrichting binnen een maand gereed zijn. Let wel: dit is relatief zeldzaam! Ook bij de kick-offs komen er vaak nog zaken en processen boven water die uitgezocht moeten worden alvorens onze consultant verder kan.
Testen, testen, testen…
Eigenlijk worden de processen al tijdens de inrichting voortdurend getest door de consultant. Toch is er ook na de inrichtingsfase een specifieke testfase, waarin ook jouw organisatie zelf het geheel goed gaat doorlopen. Eventuele bevindingen worden direct opgepakt in samenspraak met de consultant, zodat we met een goed gevoel de livegang kunnen inplannen.
E-learning
We raden aan dat je beheerders onze Lab24 e-learning cursussen zo vroeg mogelijk in het project doorlopen (dit helpt ook tijdens het project), maar de uiterlijke deadline hiervoor is voor de livegang. Het is belangrijk dat jullie eigen beheerders vooraf aan de livegang comfortabel zijn met het product.
Big bang of gefaseerd?
Er zijn voor de livegang eigenlijk twee ‘smaken’: een big bang livegang of een gefaseerde. Bij een big bang livegang gaat de hele organisatie in één keer live, bij een gefaseerde livegang gaat dit per kliniek of wordt er eerst een pilot gedaan.
Vaak wordt dit tijdens de loop van het project besloten en niet al vooraf: soms komen er onvoorziene technische uitdagingen boven water, bijvoorbeeld op het gebied van verandermanagement / de adoptie van het nieuwe proces, waardoor een gefaseerde uitrol veiliger voelt.
Voor beide smaken valt iets te zeggen - het is afhankelijk van jouw organisatie en de timing wat het beste past.
Live!
Hoera, Lab24 is live en je lab-orderproces is succesvol gedigitaliseerd! We evalueren het project en vieren deze mooie stap in het toekomstbestendig maken van de processen binnen jullie organisatie.
Ook na de livegang blijft CODE24 jullie partner voor dit proces - je zult nog regelmatig contact hebben met je accountmanager bij ons en/of je consultant, om bijvoorbeeld aanvullende wensen of configuratiewijzigingen op te pakken, of de doorontwikkeling van het product te bespreken.
Ook met ons aan de slag?
Is jouw organisatie ook toe aan het digitaliseren van je lab-orderproces en wil je het in dit artikel besproken project graag samen met ons opstarten? Dan horen we graag van je!
Heeft dit onderwerp je interesse? Mis dan ook niet ons live webinar op dinsdag 13 mei om 11:30! Tijdens dit webinar bespreken we de lessons learned van onze klanten en consultants - echt uit de praktijk, dus!
