Bij Arkin worden jaarlijks zo’n 5.000 cliënten opgenomen en er worden rond de 3.250 overplaatsingen verwerkt. Het gaat om verschillende soorten opnames: variërend van spoedopnames tot langdurige opnames. Om dit allemaal in goede banen te leiden, gebruikt Arkin de Opname24 module van CODE24. Hoe is de implementatie hiervan verlopen en hoe ervaart Arkin het gebruik? In dit bericht delen wij dat met jou.
Een doel voor ogen
Arkin had diverse doelen voor ogen voor de inzet van Opname24. Enerzijds was dat actueel zicht hebben op de beschikbare bedden zodat cliënten snel op het juiste bed terecht kunnen. Anderzijds had Arkin behoefte aan zicht op de cliëntstromen en eventuele knelpunten zodat het opnameproces snel en soepel verloopt.
Dit zou dan leiden tot:
-
Vermindering van de wachttijd.
-
Verbetering van door- en uitstroom, zodat cliënten zoveel mogelijk in de eigen vertrouwde omgeving kunnen herstellen.
-
Duidelijkere communicatie richting de cliënt.
Het implementatietraject
In 2020 werd na een selectietraject de keuze voor Opname24 gemaakt. In 2021 ging de eerste afdeling ermee aan de slag. Stapsgewijs sloten meer afdelingen zich aan. Het bleek een behoorlijk verandertraject, want medewerkers moesten erg wennen aan de nieuwe software. Om er goed mee te kunnen werken, moesten de werkwijzen ook worden aangepast. Naast nieuwe software was er ook een nieuw centraal plaatsingsbureau met inhoudelijke expertise nodig. Dit om het opnameproces goed te kunnen ondersteunen.
Eind 2023 was heel Arkin live met Opname24.
Gezamenlijke doorontwikkeling
Sinds de start van de samenwerking hebben Arkin en CODE24 hard gewerkt aan de doorontwikkeling van het basispakket van Opname24. De grootste aanpassing was de uitbreiding met de opnameplanningsmodule. Deze functionaliteit was nodig vanwege de grote hoeveelheid opnames en de soms complexe planning voor meerdere opeenvolgende opnameplekken.
In deze planmodule werd ook een capaciteitsteller ontwikkeld, waardoor de planner in één oogopslag kan zien hoeveel bedden er op een specifiek moment nog beschikbaar zijn. Een andere handige functionaliteit die is toegevoegd, zijn gekleurde labels die gekoppeld kunnen worden aan individuele opnames zodat belangrijke informatie direct zichtbaar is in het planningsoverzicht. Dit scheelt een boel extra klikwerk!
Door de input van klanten zoals Arkin worden de modules steeds een stukje beter.
Hoe staat het ervoor?
Er is nu binnen heel Arkin een goed overzicht van de bedden. Iedereen weet precies welke cliënt op welk bed ligt en wanneer er weer bedden beschikbaar komen. Er is een duidelijke flow voor de planners en dit werpt zijn vruchten af. Eventuele knelpunten in de in-, door- en uitstroom zijn snel inzichtelijk en kunnen dus ook sneller worden opgelost.
Michelle: “Op dit moment ondersteunt de software de praktijk, maar we zijn met CODE24 bezig om te kijken hoe we het proces verder kunnen optimaliseren.”
Voor de toekomst wil Arkin de data gebruiken om de drukte te voorspellen en de capaciteit optimaal te benutten. Hier ziet Arkin een kans om het capaciteitsmanagement verder te optimaliseren.
Benieuwd naar de mogelijkheden van Opname24 voor jouw organisatie? We gaan graag met je in gesprek.