Verbeter de patiëntervaring bij een opname in de ggz

Veel ggz-organisaties houden wachtlijsten en planningen voor opnames nog steeds bij in losse lijstjes en Excel-documenten. Vaak lopen de processen goed, omdat één persoon álles weet… Maar dit brengt uiteraard risico’s met zich mee. Om meer grip te krijgen op het volledige opnameproces, kijken organisaties in toenemende mate naar digitale oplossingen gekoppeld aan het EPD/ECD.

Naast dat geoptimaliseerde digitale processen het inzicht in het opnameproces verbeteren voor de organisatie als geheel en het leven van planners gemakkelijker maken, zorgt het potentieel ook voor een verbetering van de patiëntervaring - en daar draait het uiteindelijk om! In dit artikel belichten we enkele manieren waarop de digitalisering van het opnameproces een bijdrage kan leveren aan de patiëntervaring.

Kortere wachtlijsten

Dat het vaak moeilijk is om voor iedere patiënt binnen afzienbare tijd een beschikbaar bed te vinden is welbekend. Als er een centraal, real-time overzicht van beschikbare bedden ontbreekt, kan de capaciteit niet optimaal benut worden en zullen patiënten soms langer op de wachtlijst staan dan nodig - zonde!

Wanneer alle stakeholders (planners, zorgverleners) inzicht hebben in één centraal overzicht met beschikbare en bezette bedden, is er betere inzage in de door- en uitstroom. Dit zorgt er niet alleen voor dat de beschikbare bedden optimaal benut worden, maar er kunnen ook accuratere prognoses gemaakt worden.

Daarnaast is een opname een intensieve behandeling, die alleen wordt ingezet als een ambulante behandeling niet helpt - indien mogelijk, worden opnames vermeden. Soms kan uit tijdige triage (als deel van het geoptimaliseerde opnameproces) blijken dat er andere opties zijn voor de behandeling van de patiënt. Ook dit zorgt dat er minder mensen op de wachtlijst komen te staan en dat de mensen die wél opgenomen moeten worden sneller aan de beurt zijn.

Betere communicatie

Vrijwillige of gedwongen klinische opname is uiteraard ingrijpend. Goede en tijdige communicatie over het proces kan in ieder geval op dat vlak een stukje onrust wegnemen. Wanneer er accuratere schattingen gemaakt kunnen worden van de wachttijd, kunnen de communicatieprocessen hier ook beter op aansluiten. Hoe meer duidelijkheid er gecreëerd kan worden, hoe beter en tijdiger de communicatie richting de patiënt en eventuele mantelzorgers.

Dit geldt overigens niet alleen voor de wachttijd tot een opname, maar ook voor het moment van ontslag. Inzicht in het complete opnameproces betekent dat er sneller duidelijkheid is voor alle partijen.

Informatiebeveiliging en privacy

In een eerder artikel stipten we de risico’s rond ‘papieren’ processen (of losse Exceldocumenten) al aan, o.a. ook voor het borgen van privacy. Dat het verlies van informatie ook de patiëntervaring niet ten goede komt is wellicht een open deur - toch gebeurt dit regelmatig. Wanneer er ‘schaduw dossiervorming’ is in Excel en/of Word en er bij bijvoorbeeld (dienst)overdrachten regelmatig informatie verdwijnt, is de kans dat er bij de behandeling fouten gemaakt worden groter. Daarnaast is het uiteraard heel vervelend als een patiënt dezelfde vragen meermaals moet beantwoorden, simpelweg omdat de antwoorden niet centraal zijn opgeslagen.

Patiëntveiligheid in brede zin

Uiteindelijk vergroot de juiste digitalisering van het opnameproces ook de patiëntveiligheid - in brede zin.

Zo is verlof tijdens een opnameperiode in een digitaal proces beter bij te houden - veel ggz-organisaties lopen er tegenaan dat er door slechte registratie te veel verlof wordt toegekend voor de verblijfszwaarte van de patiënt. Ook dit brengt risico’s met zich mee.

Uiteindelijk is het van belang dat die patiënten die geholpen zouden zijn met een opname, zo tijdig en passend mogelijk geholpen kunnen worden. Door goede inschatting en registratie van urgentie en capaciteit, is het gemakkelijker om te kunnen prioriteren op urgentie en kunnen patiënten met hogere urgentie eerder geholpen worden.

Start met de digitalisering van het opnameproces

Denk je dat er binnen jouw organisatie winst te behalen valt op het gebied van de patiëntervaring bij een opname? Onze Opname24 module ondersteunt met de logistieke en inhoudelijke behandeling van opnames. Je werkt hiermee vanuit jouw eigen EPD.